Dokumen yang termasuk dalam komponen Sistem Informasi Akuntansi
Dokumen/form termasuk dalam komponen Sistem Informasi Akuntansi. Secara singkat dokumen dapat diartikan sebagai bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Dalam hubungannya dengan sistem akuntansi, formulir dan dokumen merupakan blangko-blangko yang digunakan untuk mencatat dari suatu transaksi seperti faktur penjualan, voucher, formulir dan lain-lain. Setiap dokumen/form merupakan hal yang penting dalam suatu sitem informasi akuntansi pada setiap organisasi/perusahaan karena dokumen/form digunakan untuk menangkap data yang meliputi daftar, skema, uraian, bagan alir, program, dan lain sebagainya. Kemudian dilakukan pengkodean untuk mengimplementasikan suatu skema klasifikasi dari data dalam sistem, misalnya kode masing-masing formulir dan kode rekening. Dari proses pengkodean itu akan menghasilkan kumpulan data yang saling terkait, diorganisasikan, dan disimpan dalam komputer. Data itu yang disebut informasi dan dapat gunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Selain itu, dokumen juga memiliki manfaat, diantaranya:
Sebagai alat untuk mencatat pertanggungjawaban
Sebagai alat untuk mentransfer informasi
Sebagai alat untuk mengulik bila terjadi kesalahan
Sebagai alat untuk mencatat transaksi secara lengkap
Sebagai dasar untuk melaksanakan perintah
Sebagai alat pengendalian untuk membuktikan.
Setiap dokumen/ form berisi data/ informasi harus memenuhi ke absahan Formal dan Materil sehingga akan menghasilkan informasi yg terstruktur bagi pihak yg membutuhkan nya.
Maksud dari pernyataan tersebut ialah bahwa dokumen/form harus memenuhi keabsahan formal, dimana dalam dokumen tersebut memuat transaksi-transaksi yang dilakukan melalui prosedur formal yang ditunjukkan dalam bukti transaksi dengan tanda tangan pihak-pihak yang terkait dan mempunyai kewenangan untuk melakukan transaksi tersebut. Selain itu dokumen/form juga harus memenuhi keabsahan material, dimana perhitungan-perhitungan nilai uang yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan dalam dokumen tersebut dilakukan dengan benar sehingga menghasilkan jumlah yang seharusnya. Dengan begitu, dokumen yang berisikan data/informasi tersebut dapat menghasilkan informasi yang terstruktur bagi pihak yang membutuhkannya. Maksud dari sistem informasi terstruktur sendiri ialah sistem informasi yang berjalan diatas norma-norma organisasi yang berlaku untuk semua, yang sesuai dengan kedudukan/jabatannya masing-masing di dalam organisasi. Contohnya seperti faktur penjualan. Faktur penjualan merupakan tanda bukti telah terjadinya penjualan secara kredit. Faktur penjualan memuat Nama perusahaan atau identitas PKP, nama konsumen/pelanggan, Nomor seri/nomor transaksi, tanggal faktur penjualan, detail transaksi, Nominal yang dibayar, Nama-tanda tangan kasir dan nama-tanda tangan konsumen.
Ada dua aktivitas utama perusahaan yang harus dikendalikan, yaitu sistem operasi dan sistem informasi. Tujuan pengendalian sistem operasi yaitu agar sistem operasi dapat berjalan secara efektif, sumber daya digunakan secara efisien dan dapat mengamankan sumber daya yang digunakan. Sedangkan tujuan pengendalian sistem informasi yaitu untuk menjamin bahwa data yang dimasukkan telah sah/valid, lengkap, akurat, dan diupdate seluruhnya.
Sistem persetujuan dan sistem penandatanganan cek merupakan contoh prosedur pengendalian yang mampu mendukung tujuan utama sistem informasi akuntansi. Referensi posting dalam berbagai jurnal dan buku besar secara kolektif dan penggunaan dokumen sumber bernomor urut tercetak memberikan jejak audit yang memadai. Penggunaan jurnal khusus juga mempermudah proses pencatatan. Rekonsiliasi periodik antara jumlah rekening pembantu dan saldo rekening kontrol dapat meningkatkan akurasi pemrosesan transaksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar